Dicas de aplicativos para o trabalho em equipe

Com a escalada dos números de casos de Coronavírus (COVID-19) no Brasil e no mundo, precisamos fazer o que for possível para garantir a desaceleração da transmissão do vírus. E o isolamento social é uma das maneiras mais eficazes de romper essa cadeia. Porém, é importante tentar a manter a rotina de trabalho, tanto para poder pagar as contas no fim do mês quanto para garantir a sanidade em meio ao isolamento social.

Complementando as ótimas dicas do Archdaily no artigo Conselhos para trabalhar em casa durante a pandemia de COVID-19, separamos sugestões de aplicativos que podem ajudar no homeoffice.

Principalmente nos trabalhos que envolvem criação, é muito comum termos a participação de outras pessoas no processo. Para discutir os caminhos e métodos, ou simplesmente acompanhar o desenvolvimento do trabalho, é fundamental mantermos contato, mesmo que distantes uns dos outros.

E para além da comunicação é necessário gerir o trabalho, ou seja, saber o que cada integrante da equipe está fazendo e como está o andamento geral de cada projeto.

Se no dia a dia do escritório essa prática já requer organização, no trabalho à distância a ordem é ainda mais essencial. Para isso, existem hoje diversas ferramentas que auxiliam nessa gestão e desenvolvimento do trabalho em equipe.

Comunicação

No Brasil, o WhatsApp é um dos maiores meios de comunicação, senão o maior, seja para uso pessoal ou profissional. A sua velocidade de respostas, facilidade de acesso e uso e principalmente a gratuidade o tornam extremamente popular. Mas, é justamente a sua alta adoção que acaba criando um dos maiores problemas do WhatsApp para o uso profissional: a distração. 

Ao mesmo tempo que você está discutindo qualquer tema relevante pelo aplicativo, o grupo da família e dos amigos pode (e vai) desviar a sua atenção. Além dessa armadilha, o Whatsapp não oferece muitas funcionalidades quando comparado aos apps de comunicação mais dedicados ao uso profissional.

Apesar dos contras, o WhatsApp ainda é a melhor ferramenta para quem precisa manter contato constante e rápido com o meio externo ao escritório; para tratar com outros projetistas, com fornecedores ou com a equipe de obra. 

Já para a comunicação interna da equipe, se você não estiver satisfeito com o mensageiro do Zuckerberg, segue a lista com alguns serviços mais dedicados:

Microsoft Teams

O Teams é uma ferramenta de mensagens de texto focada na colaboração e trabalho em equipe, seja presencial ou remoto. 

O Teams trabalha com canais de conversas separados por assuntos, assim como mensagens privadas entre os usuários. Com o apertar de um botão a conversa por texto pode se transformar numa conversa por vídeo. O bom design do mensageiro é intuitivo e apresenta uma interface de fácil adaptação.

Você pode ainda adicionar outros serviços como Dropbox, Google Agenda, Trello e outros, aos canais. Possibilitando, por exemplo, que você automatize o alerta de uma reunião ou o compartilhamento de um arquivo entre todos os participantes daquele canal.

O aplicativo é gratuito para quem possui uma conta da Microsoft, a não ser que o usuário possua o Office 365 Essentials ou Premium, atrelado a essa conta. Neste caso, é necessário contratar um plano pago. O serviço gratuito permite criar uma rede de colaboração com até 300 pessoas. 

Para baixar o teams e ver mais informações sobre clique aqui

Slack

O Slack segue a mesma linha do Teams, é antecessor ao concorrente aliás. Porém, vem perdendo espaço para a microsoft, principalmente em grandes empresas. É uma ferramenta engajadora para comunicação entre equipes por suas funcionalidades “sociais” como reações com emojis, que são ótimas para empresas remotas se comunicarem de forma mais natural. 

Mas, como toda ferramenta, tem contras. Seu design tenta se diferenciar de outros apps mensageiros, e talvez aí esteja seu grande equívoco; a interface não é tão intuitiva e acaba se tornando bem confusa quando as mensagens de várias pessoas se acumulam. 

Possui versão gratuita. Porém, caso queira fazer uma reunião por vídeo com até 15 pessoas, será necessário contratar o plano pago.

Cliquei aqui para fazer o download do Slack.

Google Hangouts

Essa é uma opção gratuita para conversas, tanto por texto quanto por voz e vídeo. Porém, não tem as vantagens dos canais e das integrações dos serviços demonstrados anteriormente. 

A gratuidade, e a facilidade de acesso, podem fazer dessa ferramenta multiplataforma uma boa opção para pequenas reuniões ou projetos específicos.

Acesse aqui.

Gerenciamento de projetos e dados

Listamos abaixo algumas ferramentas que ajudarão bastante no desenvolvimento de qualquer projeto.

Trello

Imagine uma parede cheia de post its para organizar as tarefas de uma equipe. Agora imagine que nesses post its você pode: anexar arquivos, marcar pessoas, fazer comentários, colocar um alerta entre outras funções. Esse é o Trello, um board digital para organizar as atividades/informações dos projetos em desenvolvimento. 

Nele também é possível integrar outros softwares como o Slack, o Google Drive, o Gmail e outras centenas de serviços.

Também gratuito, o Trello funciona incrivelmente bem para desenvolvimento com equipes remotas ou presenciais, em projetos grandes ou pequenos. Além disso, existem funcionalidades pagas que podem trazer ainda mais personalização ao espaço de trabalho.

Clique aqui para acessar o Trello

Dropbox

Esse serviço de armazenamento em nuvem já é conhecido por todos. Vamos listar aqui então as vantagens que nos fizeram eleger esse serviço em meio a tantas outras opções de nuvens.

A primeira vantagem é a solidez. Por ser a primeira grande empresa a se destacar no serviço de armazenamento e compartilhamento de dados em nuvem, o dropbox possui, na nossa opinião, um serviço mais apurado. 

Com sincronizações rápidas e sem complicação, ferramentas de sincronia seletiva e uma função chamada Smart Sync que permite que você veja todos seus arquivos mas sincronize apenas aquilo que lhe interesse, o Dropbox permite o uso do serviço de maneira completa mesmo em dispositivos com pouca capacidade de armazenamento. Além disso, oferece funções como a recuperação de arquivos deletados, versionamento de arquivos, solicitação de arquivos e envio de arquivos (como o WeTransfer). 

Esse serviço de armazenamento em nuvem já é conhecido por todos. Vamos listar aqui então as vantagens que nos fizeram eleger esse serviço em meio a tantas outras opções de nuvens.

A primeira vantagem é a solidez. Por ser a primeira grande empresa a se destacar no serviço de armazenamento e compartilhamento de dados em nuvem, o dropbox possui, na nossa opinião, um serviço mais apurado. 

Com sincronizações rápidas e sem complicação, ferramentas de sincronia seletiva e uma função chamada Smart Sync que permite que você veja todos seus arquivos mas sincronize apenas aquilo que lhe interesse, o Dropbox permite o uso do serviço de maneira completa mesmo em dispositivos com pouca capacidade de armazenamento. Além disso, oferece funções como a recuperação de arquivos deletados, versionamento de arquivos, solicitação de arquivos e envio de arquivos (como o WeTransfer). 

Possui versão gratuita, mas para obter espaço suficiente para desenvolver projetos sem preocupação, recomendamos o investimento na versão paga.

Clique aqui para acessar.

Google Docs

Para desenvolvimento de textos, documentos ou apresentações de maneira coletiva o Google Docs é a melhor ferramenta, além de ser gratuita e multiplataforma.

Você pode criar um texto, ao mesmo tempo que outros colaboradores comentam, revisam e até mesmo editam o que está sendo escrito.

Clique aqui para acessar o Google Docs.

Clockify

É muito importante controlar as horas gastas em um projeto para avaliar o custo daquele desenvolvimento e também o rendimento de cada envolvido no trabalho. O Clockify é a ferramenta que fará esse gerenciamento, e o melhor, de modo gratuito.

Nele você poderá criar um usuário para cada integrante da equipe e atribuir a eles, projetos, etiquetas e valor/hora. Assim você terá no fim do mês, não só uma planilha de horas gastas por projeto, como também o custo de cada envolvido naquele desenvolvimento.

Acesse aqui o clockify.

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